幹事のメンバーとの打ち合わせは非常に盛り上がり、「これなら絶対盛り上がる！」 「楽しそう！」と思っていても、「当日は想定の盛り上がりが感じられなかった」という声を聞きます。

原因の一つとして考えられるのが、『幹事と参加者とのギャップ』です。 幹事のみなさんはイベントに対して前向きで、ある程度オンラインの知識もある方が多いです。

しかし、実際に参加される社員の方々の中には「オンラインで何かイベントをやるらしい・・・」「何をやるんだろう」「パソコンは苦手だな」という方もいらっしゃいます。

そんな方々が当日参加されて、オンラインの設定に手間取ったり、声が聞こえなかったり、うまく話せなかったりすると、説明に時間がかかったり、途中で止まってしまうなどイベントが滞ってしまいます。

オンラインツールに不慣れな方もいるということを前提に、シンプルでわかりやすい内容にすると、当日はスムーズに進行します。

オンラインイベントでは想定よりも早く終わってしまう時もあります。

例えば、「〇〇さんのご挨拶、思ったより短かったな」 「ビンゴは、想定より早くビンゴになる人が出たな」 など。

そんな時はどうするか。

早めに終わるというのも一つですが、参加者に感想を聞くなど、インタビューをしてみてはいかがでしょうか。

オンラインでは、「参加者が一斉に話せない」といった特性があります。イベントが成功しても、一言も声を発していないという参加者がいるかもしれません。

発言できなかったことで、イベントに対する満足度が下がってしまう場合もあります。

時間が余ってしまいそうな時は、インタビューで発言の少なかった参加者の話を聞けば、時間を有効に使えますし、一人ひとりの満足度も上がります。

オンラインでのイベント中は、いろいろなハプニングも起こります。

参加予定の方が来なかった。

ネットが落ちてしまった。

マイクやカメラの設定がうまくいかない。

どんな事が起こっても、予め対策を決めておけば、 イベント運営も焦らずに対応することが出来ます。

例えば、ネット環境が悪く繋がらない、マイクやカメラの設定がわからない、といた声に対応する「緊急連絡先」を用意しておく。

事前にオンラインツールの使い方マニュアルを配布する。

練習時間を設けてもいいかもしれないですね。

人数が減った場合は、誰かを2人分扱いにしたり、幹事がサポートメンバーとして入る、など。

何事も無く、無事に終了することが一番ですが、急な出来事に対しても、落ち着いて対応できる準備をしておけば、トラブルは最小限ですみます。