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「最近、会社の人たちとコミュニケーションが取れていない」
「もともと、会社でのコミュニケーションが苦手」
このように、社内のコミュニケーションに悩んでいるビジネスマンも多いかもしれません。
ビジネスにおいては、上司や同僚、取引先や顧客などと日常的にコミュニケーションがおこなわれていますが、そもそも何のためにおこなうのか、コミュニケーションの目的を意識する機会はあまりないはずです。
そこで本記事では、社内コミュニケーションの重要性や目的について解説し、活性化させるためのポイントなどをご紹介していきます。
目次
コミュニケーションが重要視される理由
円滑な社内コミュニケーションは、社員の満足度を上げるといわれています。
社員の満足度はサービスや品質の向上につながり、顧客満足度、ひいては業績にも好影響を与えます。
一方、コミュニケーション不足が原因で業務に支障が出てしまうケースもあります。
リモートワークの浸透で顔を合わせる機会が減った近年、このような社内間におけるコミュニケーションの重要性を再度認識し、活性化に力を入れる必要があるでしょう。
コミュニケーションの目的
社内でのコミュニケーションの目的としては以下の5つが挙げられます。
●業務の効率を上げる
●情報の共有
●人間関係の構築
●チームワークを強める
●定着率の向上
それぞれ詳しく解説していきます。
業務の効率を上げる
社内コミュニケーションを活発におこなうことで、意思疎通の不足によって起こるさまざまなミスが防げます。
ミスでつまずくことなく業務を進められるので、効率アップが可能です。
また、普段のコミュニケーションで良好な関係を築いていれば、トラブルが発生した場合でもすぐに協力し合って解決できます。
情報の共有
情報共有は、社内コミュニケーションの目的の一つだといえます。
社員同士で情報を共有することで、知識を得て理解を広げられるのはもちろん、適切な業務遂行にも役立ちます。
社内コミュニケーションが活性化されれば、ちょっとした情報でも話しやすくなり、スムーズに情報共有ができるようになるでしょう。
また、知識や情報が活発に共有されることによって、社員のやる気や能力アップにもつながります。
人間関係の構
社内コミュニケーションは、社内での人間関係の構築のためにも必要です。
業務に関係ない話のやりとりやちょっとした雑談でも、人間関係を築くきっかけになるはずです。
あまり話したことがなかった同僚とコミュニケーションをとることで意外な共通点が見つかり、仲良くなるといったケースもあります。
人間関係が構築されると、さらにコミュニケーションが取りやすくなり、業務も進めやすくなります。
チームワークを強める
社内コミュニケーションを円滑におこなうことで、チームワークを強めることも可能です。
チーム内でコミュニケーションを密に取り合うことによってちょっとした話でも話しやすくなり、情報や意見を気軽に交換できるようになります。
お互いの意思疎通にかかる時間や心理的な抵抗が軽減されるので、業務の連携もスムーズです。
定着率の向上
社内コミュニケーションの活性化によって、社員同士で仕事の相談をしあったり、協力が必要になった時などに声を掛けやすくなったりします。
また、お互いの様子の変化に気付くタイミングが増え、メンタル面で支え合うこともできるでしょう。
社員同士で助け合えるような安心できる環境は、離職率の低下につながり、定着率も向上します。
コミュニケーションを活性化させるポイント
このように、社内コミュニケーションにはいろいろな目的があり、活性化させることで得られるメリットも大きいです。
それでは、コミュニケーションを活性化させるためにはどのようにしていけばよいでしょうか。
押さえておくべきポイントを5つ挙げてみます。
●交流しやすい環境をつくる
●積極性を持って取り組む
●全体でおこなうプロジェクトを組む
●ミーティングを定期的におこなう
●社内イベントで交流を深める
それぞれについてご紹介します。
交流しやすい環境をつくる
社内コミュニケーションを活性化するためには、交流しやすい環境づくりが大切です。
例えば、会話や状況確認がしづらい環境の場合、家具やパーティションのレイアウトなどを見直す必要があります。
また、リラックスできる雰囲気のスペースをつくることで、社員同士が気軽に交流できるようになり、業務上でも円滑なコミュニケーションが可能になります。
交流しやすい環境をつくるには、このように物理的・心理的の2つの面から抵抗を取り除くことが重要です。
積極性を持って取り組む
社内コミュニケーションの活性化をおこなうには労力がかかるものですが、できれば積極性を持って取り組めると良いです。
新しく取り組みをスタートさせる場合、初めの頃は試行錯誤の繰り返しになりがちです。
さまざまな意見を取り入れながら積極的に取り組んでいく中で、自然にコミュニケーションが活性化していく場合もあります。
全体でおこなうプロジェクトを組む
社内コミュニケーションの活性化は、会社全体で取り組むことが望ましいとされています。
そのためには、総務部だけでなく、複数の部署による「横断プロジェクト」を組んでの進行がおすすめです。
また、上層部の積極的な参加も成功の鍵になります。
ミーティングを定期的におこなう
社内コミュニケーションを活性化させるには、部署やチーム内はもちろん、会社全体でのミーティングが不可欠です。
ただしその際は、率直な意見を交換し合い、ただの「報告会」にならないように心がけましょう。
また、参加者が「この日はミーティング」とあらかじめわかっておけるよう、毎回決まった日付や曜日、時間で定期的におこなうことが大切です。
社内イベントで交流を深める
社内イベントを開催して社員の交流を深める方法も、社内コミュニケーションの活性化におすすめです。
さまざまな種類の社内イベントがありますが、予算や手間などを考慮しながらの検討が重要になります。
オンラインでおこなう社内イベントなら、遠方に住む社員も気軽に参加することが可能です。
社内コミュニケーションは必要不可欠
社内コミュニケーションが活発な会社は、働きやすい環境だったり業績が好調だったりすることが多いようです。
業務をスムーズに進めていくには、社内コミュニケーションが必要不可欠だといえます。
例えば、社内コミュニケーションがうまくいかない場合、次のような問題が生じがちです。
●業務の効率が低下する
●離職につながる可能性がある
それぞれについて説明していきます。
業務の効率が低下する
コミュニケーションが円滑でない場合、連携がうまくいかず、業務の効率が低下するおそれがあります。
共有が偏ってしまうことで必要なところに情報が行き届かなくなり、非効率な業務遂行になりがちです。
業績にも関わるため、気を付けるべき点だといえるでしょう。
離職につながる可能性がある
退職理由の一つとして「職場の人間関係の悪化・不満」が挙げられますが、コミュニケーションが円滑でない環境は離職につながる可能性があります。
特に、雑談がまったくないような環境では居心地の悪さを感じ、辞めたくなってしまうでしょう。
ふだんの何気ない会話は、社内コミュニケーションを円滑にする大きな要素だといえます。
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公開日：2023.07.04
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まとめ
円滑な社内コミュニケーションは、会社にとって必要不可欠なものです。
社内でのコミュニケーションが活性化することで、業務の効率が高まるなどさまざまなメリットが期待されます。
こういったビジネスシーンにおけるコミュニケーションの重要性を理解し、意識や行動を変えていきましょう。