コラム
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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
近年、社内の結束を強めたり社員のモチベーションをアップさせたりする手段として、社員イベントが見直されてきています。
中でも、社員全員が集まる場である「社員総会」に注目が集まっており、企画を検討する企業も増加中です。
一方、「社員総会を企画することになったけど、何からやればいいのかわからない」「どうしたら成功するのか」と悩んでいる担当者の方も多いかもしれません。
社員総会を行う際は、目的を明確にした上で企画を立て、ポイントをおさえた方法で実施することが重要です。
今回の記事では、目的から運営方法まで、社員総会を成功させるためのポイントについて事例を交えてご紹介します。
目次
社員総会の目的とは
社員総会にはさまざまなケースがありますが、共通した目的のもとで行われるのが一般的です。
社員総会を行う目的には、主に下記の3つがあります。
●社内コミュニケーションの活性化
●モチベーション、生産性の向上
●今後のビジョン、戦略の共有
それぞれについて解説していきます。
社内コミュニケーションの活性化
社員総会の大きな目的として、社内コミュニケーションの活性化が挙げられます。
社員総会は、普段の業務上では接点のない社員と知り合える良い機会です。
また、近年ではオンラインでの仕事が増え、コミュニケーションはメールやチャット、電話のみで、実際に顔を見たことがないといったケースも多いでしょう。
社員総会では、社員同士で親交を深められる場が提供されます。
それによって社内コミュニケーションが活性化し、働きやすい環境づくりにつながります。
モチベーション、生産性の向上
社員のモチベーションアップや生産性向上も、目的の一つです。
社員総会では、優秀な成績の社員を表彰する場合が多く、その際に表彰理由などが公開されます。
どのようにして成果につなげたのか、また会社が求めているスキルや能力は何なのか、といったことが明確になるため、社内のモチベーションや生産性が向上します。
今後のビジョン、戦略の共有
今後のビジョンや戦略を社員で共有することも目的になることが多いです。
社員総会では、多くの場合、経営陣から今後のビジョンが発表されます。
自社の存在意義や社会への提供価値、これからの目標などを社内全体で共有することで、全員の士気が上がり、組織の結束力が高まるでしょう。
また、ビジョンの後に、どうやって目標を達成するのか、といった戦略についても共有されます。
その際は、社員総会という場において、ビジョンと戦略をセットにして発表することがポイントです。
開催までの流れ
目的が明確になったら、社員総会の実施に踏み出します。
開催までの流れは以下のとおりです。
●実行委員の発足
●プログラム、企画作成
●会場の予約
●イベントの告知をする
それぞれの段階で何をするのか、具体的に説明します。
実行委員の発足
社員総会の運営をはじめ、各プログラムの企画やプロジェクトの遂行を担当するのが「実行委員」です。
一人ひとりが当事者意識を持ちやすくなるよう、また、開催を共有しやすくなるよう、メンバーは社員の中から選出することが大切です。
集め方としては、まず広報や総務部などから、中心となるメンバーを選出します。
次に各部署から、入社年数や性別が偏らないようにバランスよくメンバーを選んでいきます。
最後に、調整役として社歴の長い社員を加えると良いでしょう。
実行委員は、「非生産的な業務」だと思われることも多く、立候補制だと手を挙げる人が少なくなりがちです。
その場合、上層部から「会社の業務である」という旨を広めてもらうことで参加しやすくなるでしょう。
プログラム、企画作成
実行委員を発足したら、次はプログラムや企画の作成に取り掛かります。
作成する際は、そのプログラムや企画の目的を明確にした上で進めていくことが重要です。
また、期待する成果の設定を行っておくと、振り返りに役立ちます。
会場の予約
次に、会場の予約を行います。
会場は、参加人数や開催日時に目星がついた段階でおさえておきましょう。
人気のある会場はすぐ埋まってしまうため、余裕を持っておさえることが大切です。
また、HPで予約可能な場合も多いですが、できれば足を運んで実際に見てから決めるのがおすすめです。
予約ができたら、会場までのマップを作成しておきましょう。
イベントの告知をする
最後に、社内に告知をします。
社内報や社内告知ボードなどのほか、全員宛メールでも案内を出しましょう。
告知には、場所や日時、おおまかなプログラムの時間を載せておくのはもちろん、カジュアルでいいのかスーツがいいのかといった服装についての案内も記載しておきます。
社員総会事例3選
ここでは、社員総会の事例を3つ挙げて紹介します。
成果発表会
店舗を多く抱える会社の社員総会では、優秀な成績の店舗やメンバーを表彰して成果を発表する「成果発表会」がよく行われています。
例えば飲食業では、「MVP」などの成績だけでなく、「地域貢献度」や「作るスピード」「盛り付け・飾り付けのうまさ」といったオリジナル部門別に表彰するケースも多く、受賞を目標としたやる気の向上につながります。
表彰された店舗やメンバーそれぞれのプレゼンテーションの時間を設けることで、学びを共有できる点もメリットです。
発表会、ということでレッドカーペットやスモーク、カラフルな照明を設置し、華やかなステージを演出するのもおすすめです。
経営企画発表会
社員総会では、「経営企画発表会」が行われるケースも多いです。
経営陣からの、前期の総括と次期計画の発表が主なプログラムになりますが、発表の後に立食形式での交流タイムがとられる場合もあります。
会社の現状や次の目標を共有することで社員のモチベーション向上と一致団結につなげますが、VTRやスライドを映してエンターテインメント風にすることで、楽しい時間にすることも可能です。
周年祭
会社設立の周年を記念して行われる「周年祭」も、社員総会の事例の一つです。
1周年、5周年、10周年など、キリの良い年度で開催される場合が多く、内容もあまり気張ったものではないところが特徴です。
カジュアルなパーティ形式で、クイズ大会や抽選会などが行われることもあります。
社員全員が楽しく交流できる場として、提供されています。
社員総会成功のポイント
さまざまな形式がある社員総会ですが、成功させるポイントは下記の2つです。
●全社員を巻き込む企画
●プロに任せることも検討する
それぞれ説明します。
全社員を巻き込む企画を
全社員が集まる貴重な機会なので、全員で一体感が味わえる企画が重要となります。
例えば、パーティ要素のあるコンテンツを加えたり、全員が映る映像を用意したり、社員総会が経営陣だけのものにならないように工夫することが大切です。
プロに任せるのも成功ポイントの一つ
社内のメンバーで企画実施する社員総会では、「荷が重い」「各自の業務に追われてなかなか進行しない」といった問題が出てきがちです。
この場合、目的やコンセプトが決まった段階で、企画以降を外部の運営会社に任せることも検討しましょう。
プロに任せる際は、予算感をあらかじめ決めておくとスムーズです。
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公開日：2023.07.04
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まとめ
社員総会には、社内コミュニケーションの活性化やモチベーション・生産性の向上、今後のビジョン・戦略の共有といった目的があります。
開催の際は、実行委員を発足させることから始め、メンバーを揃えて企画を練っていきますが、事例を参考にしてポイントをおさえることで、社員総会を成功に導くことが可能です。
また、負担が大きい場合には、運営会社にお任せすることも検討してみましょう。