コラム
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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
コロナ禍におけるオンライン行事が当たり前になってきました。
今回はその中でも「入社式」に注目し、オンラインで行うメリットや成功事例を紹介します。
オンラインで入社式をやってみたいけどやり方がわからない、そんな企業様の参考になれば幸いです。
目次
オンライン入社式とは
オンライン入社式とは、オンラインで行う入社式のことです。
出席する人は、ビデオチャットツールなどを使って参加します。
そんなオンライン入社式の目的や、メリット・デメリットを見ていきましょう。
入社式の目的
まずは、入社式の目的を把握しておきましょう。
入社式の目的としては以下の3つが挙げられます。
●会社への理解を深める
●新入社員同士のつながりを作る
●社会人としての自覚を持たせる
それぞれ説明します。
会社への理解を深める
入社式では、理念や事業内容への理解をさらに深めるほか、実際の社風にも触れられます。
実際に業務にあたるまえに会社のことを理解しておくことで、より働きやすくなり、モチベーションの向上にも繋がるでしょう。
新入社員同士のつながりを作る
入社式は、新入社員同士のつながりを作る場でもあります。
入社式に出席する新入社員は、これから一緒に働いていく同期です。
そんな同期とのつながりを作っておくことで、これから先仕事で壁にぶつかったとき、支え合える存在になるでしょう。
社会人としての自覚を持たせる
入社式は、新入社員に社会人としての自覚を持たせる目的があります。
４月に入社する新入社員も、３月までは学生だった方が多いはず。そのため、自分が社会人だという実感がない方も少なくないでしょう。
そこで入社式を実施することで、１人の社会人として会社で働くことの自覚を持たせられます。
オンライン入社式のメリット
ここからは、入社式をオンラインで開催するメリットを見ていきましょう。
オンライン入社式のメリットには、以下の3つが挙げられます。
●感染症対策になる
●原稿を見ながらスピーチや挨拶ができる
●会場設営が必要ない
それぞれ説明します。
感染症対策になる
新型コロナウイルスの感染拡大が懸念される今、オンライン入社式なら直接対面しないため、密を避けられ、感染症対策になります。
入社式でクラスターが発生しないか不安に思っている企業には、オンライン入社式がおすすめです。
原稿を見ながらスピーチや挨拶ができる
オンライン入社式なら、原稿を見ながらスピーチや挨拶ができます。
入社式は、会社の社長や役員が新入社員に向けてスピーチや挨拶をすることが多いです。対面の場合、なるべく原稿を見ないで、出席している新入社員のほうを見ながら話さなければなりません。
しかしオンライン入社式なら、PCの画面を分割してビデオチャットツールと原稿を画面上で並べてスピーチや挨拶ができるのです。スピーチや挨拶をする社長や役員の方にとっての負担も軽減されるでしょう。
会場設営が必要ない
オンライン入社式では、会場設営が必要ありません。
インターネット回線と、ビデオチャットツールの設定だけで済みます。
対面の場合は大きい会場を押さえて準備する必要があるため、オンライン入社式はコスト削減にもなるのです。
新入社員がリラックスして出席できる
オンライン入社式では、新入社員がリラックスをして出席できます。
対面だと、実際に社長や役員の方を前にして、緊張してしまう方が多いです。
そのため、何かわからないことがあっても聞けず、そのままにしてしまう新入社員もいるでしょう。
しかしオンライン入社式ならリラックスした状態で出席できるので、新入社員も質問がしやすくなります。
オンライン入社式のデメリット
オンライン入社式の大きなデメリットは、対面よりもコミュニケーションが取りづらいということです。
対面なら盛り上がる内容のプログラムでも、オンラインだと盛り上がりに欠けることが出てくるでしょう。
また、新入社員がリラックスできるというメリットの反面、緊張感が薄れてしまうことがデメリットにもなります。
自宅からの参加なので、会社に入社したという実感が湧かない新入社員も多いでしょう。
オンライン入社式の注意点
これからオンライン入社式の開催を検討している企業は、注意点を把握しておきましょう。
オンライン入社式の注意点として、以下の2つが挙げられます。
●通信環境の確認を念入りに
●オンラインならではのプログラムを考える
それぞれ説明します。
通信環境の確認を念入りに
オンライン入社式を実施するにあたり、通信環境や通信機器の動作確認は必須です。
当日になってインターネットがつながらなかったり、映像の乱れなどがないよう、事前に通信環境と通信機器の動作確認を必ず行いましょう。
また、企業側の通信環境や通信機器だけでなく、出席する新入社員側の通信環境や通信機器の確認も必要です。全員がきちんと参加できるようにサポートしてあげましょう。
オンラインならではのプログラムを考える
従来の入社式をそのままオンラインにするのはおすすめできません。
オンライン入社式を開催するなら、オンラインならではのプログラムを考えましょう。
新入社員同士のつながりを作れないことに不安を感じる方も多いので、コミュニケーションを図るプログラムを入れるのもおすすめです。
オンライン入社式開催までの流れ
実際にオンライン入社式を開催するまでの流れを見ていきましょう。
スケジュールの調整
オンライン入社式の約3ヶ月前くらいから、開催スケジュールを調整します。
スケジュール調整と同時に、人事部と経営陣で話し合い、オンライン入社式の目的とそれに応じたプログラム内容を考えるといいでしょう。
双方の通信環境の確認
2ヶ月前くらいまでに、会社と出席する新入社員双方の通信環境を確認します。
会社側の通信環境は、インターネット回線につなげてスムーズな映像を流せるか、多くのユーザーがアクセスしてきても重くならずに耐えられるかなどをチェックしましょう。
新入社員の通信環境は、事前に確認しておくように促しましょう。また、新入社員全員がスムーズに参加できるよう、PCやポケットWiFiの貸与をする会社も多いです。
プログラム作成、ツールの準備
１ヶ月半前くらいまでに、オンライン入社式で使用するプログラム作成やツールの準備をします。
使用するツールは、きちんと動作するかどうか事前に確認をしておきましょう。
資料、タブレットなどの郵送手配
オンライン入社式で使用する資料があれば、事前に新入社員に郵送します。PCやポケットWiFi、タブレットなどを貸与する場合は、一緒に郵送しましょう。
最終確認・連絡
オンライン入社式の１週間くらい前になったら、最終確認の連絡を入れましょう。
抜かりなくここまで準備ができたら、あとはオンライン入社式当日を待つのみです。
おすすめ成功事例３選
初めてオンライン入社式をする方は、実際にどんな内容にするか迷う方も多いでしょう。
ここで、オンライン入社式の成功事例３選を紹介します。
新入社員同士の交流の場を設ける
1つ目の事例は、新入社員同士の交流の場を設けることです。
オンライン上ではありますが、新入社員同士が顔を見て話すことで、これから一緒に働く同期はどんな人なのかを知ることができ、モチベーションも上がるでしょう。
新入社員の人数が多い場合は、グループディスカッションにするのもおすすめです。
リモートによる職場案内
リモートによる職場案内もおすすめです。
リモートで職場案内をすれば、新入社員もどんな会社で働くのかイメージがしやすく、「この会社に入社したんだ」という実感も湧きやすくなります。
レクリエーションや懇親会の開催
オンライン入社式の終了後、レクリエーションや懇親会の開催をする企業も多いです。
オンライン入社式の緊張感が少しほぐれ、楽しくコミュニケーションが取れるでしょう。
レクリエーションや懇親会を開催するときは、オンライン入社式とは別でお題やプログラムを決めておくとスムーズです。
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公開日：2023.07.04
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まとめ
オンライン入社式について紹介しました。
オンライン入社式は、対面をしなくてもお互いの顔を見ながら話せて、内容を工夫すればコミュニケーションを取りやすい入社式にできます。
新入社員のため、入社式を開催したいけど新型コロナウイルスの感染拡大を懸念して開催を迷っている企業の方、ぜひオンライン入社式を検討してみてください。