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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
社員のモチベーションアップに欠かせない社内イベントの一つである表彰式。
せっかく表彰式を開催するなら、成功させたいですよね。しかし、実際にどんなことから準備すればいいのかわからないという企業の方も多いでしょう。
そこで本記事では、表彰式開催までに押さえておきたいポイントから開催までの流れ、準備する際に気を付けるべき事などポイントを絞って解説していきます。
目次
表彰式の準備にとりかかる前に
表彰式を成功させるためには、表彰式の準備がとても大切です。
そこでまずは、表彰式の準備にとりかかる前に押さえておきたいポイントを見ていきましょう。
表彰式にかかる経費と予算を把握しておく
次に、表彰式にかかる経費と予算を把握しておきましょう。
表彰式にかかる経費の代表例は、以下のとおりです。
●会場、装飾費
●照明、映像、音響機材費
●受付、MCなどの進行スタッフ人件費
●台本、スライドショーなどの制作費
●表彰状、記念品などの製作費
企業によって、このほかに費用がかかることもあるでしょう。
自社の表彰式ではどんな経費がかかり、具体的にどのくらいかかるのか、予算を把握しておくことが大切です。
表彰式を準備する期間を決めておく
表彰式の準備を始める前に、準備期間を決めておきましょう。
まず、表彰式の準備を以下の3つに分けます。
1.構想
2.基本計画
3.実施
「構想」では、表彰式の大まかな内容を決めたり、表彰者の候補を挙げたりしましょう。
予算の決定もこの段階で行います。
次に「基本計画」は、実際の会場を決めたり、照明や音響などの機材を決めたりします。
最後に「実施」では、表彰者の最終決定や、当日のスタッフの役割分担、表彰式の具体的な内容決定など、より細かい内容を決めていきましょう。
このように準備を3つに分けることで、それぞれの準備にどのくらいの時間を要し、全体的にはどのくらいの準備期間が必要なのかが明確になるのです。
実際に準備に入る前に、上記の方法で準備期間を把握しましょう。
表彰式を開催する場所を決めておく
表彰式の準備に入る前に、表彰式の開催場所を決めておきましょう。
表彰式の開催場所としては、ホテルやイベントホールで行うことが多いです。
また、社内に広いスペースがあれば、社内で表彰式を行う企業もあるでしょう。
表彰式に参加する人数、表彰式の内容や演出、飲食の有無などによって、適切な会場を選んでください。
表彰式までの流れ
表彰式の準備は、以下のような流れで行われます。
●表彰対象者の選考
●表彰物や必要備品の手配
●開催場所の手配
●シナリオ・台本の準備
●参加者の出席確認
それぞれ詳しく見ていきましょう。
表彰対象者の選考
表彰対象者の選考のためには、表彰する項目を明確にしておくことが重要です。
たとえば、
●社内で優秀な成績を収めた人
●会社のために労を惜しまず努力した人
●企業の模範となる社員の人
など「どんなことで表彰するのか」を明確にし、表彰項目ごとに表彰対象者を選考していきます。
表彰物や必要備品の手配
次に、表彰物や必要備品の手配をしましょう。
表彰式で渡すものとして多く採用されるのは、クリスタル系のトロフィーや表彰盾、表彰皿です。そのほかにも、社名入りのグラスなど実用的なものを授与する企業もあります。
必要数をしっかり確認し、表彰式までに間に合うようにスケジュールに余裕を持って発注してください。
また、必要備品の手配もここで行います。
会場の装飾備品や、映像、音声に使う機材など、必要備品を洗い出して手配しましょう。
開催場所の手配
次に、開催場所を手配します。
前述のように、開催場所は表彰式の規模や内容によってホテルやイベントホールとすることもあるでしょう。
その場合、早めに会場を押さえないと表彰式の日程を確保できない可能性があります。
これらのことを踏まえて、表彰式の規模に適した開催場所を選定し、早めに開催場所を手配しましょう。
シナリオ・台本の準備
表彰物や備品、会場などの手配が済んだら、いよいよ表彰式の内容を詰めていきます。
表彰式をスムーズに進行できるよう、シナリオ・台本を準備しましょう。
シナリオ・台本次第で表彰式の成功が決まるといっても過言ではありません。
当日、スタッフ全員がシナリオ・台本を見れば表彰式の流れがすぐにわかるよう、進行の流れ、そのときのBGMや照明、映像、それぞれの担当者などを、わかりやすく明記しておきましょう。
参加者の出欠確認
シナリオ・台本が準備できたら、表彰式の準備は最終段階です。
最後に、参加者の出欠確認を行いましょう。
また、表彰対象者には必ず出席してもらえるよう、事前に伝えておくのもおすすめです。
参加者の出欠確認ができたら、最終的な人数を決定し、表彰式当日を待ちましょう。
表彰式を開催する上で気を付けるべき点
表彰式を開催する上で、気を付けるべき点は以下の3点です。
●準備期間は余裕をもって計画する
●進行と台本は入念にチェックする
●受賞者以外も楽しめる表彰式にする
それぞれ詳しく見ていきましょう。
準備期間は余裕をもって計画する
準備期間は余裕をもって計画しましょう。
前述のように、表彰式の開催にはどのくらいの準備期間が必要なのかを把握しておくことが大切です。
表彰式は、入念な準備なくして成功できません。
必要な準備期間を逆算し、スケジュールに余裕をもって準備を始めることで、抜かりなく準備ができ、表彰式を成功へと導けるでしょう。
進行と台本は入念にチェックする
表彰式の準備はさまざまな項目がありますが、中でも進行と台本は入念にチェックをしましょう。
一度決定した進行・台本も、準備を進める上で微調整が入ってくる可能性があります。
微調整が必要な場合はその都度進行・台本を見直してください。
台本を見れば当日の進行がスムーズにできるように、進行・台本は常に最新版にしておくことがポイントです。
受賞者以外も楽しめる表彰式にする
表彰式の主役は受賞者ですが、受賞者以外も楽しめる表彰式にしなければ、社員のモチベーションアップにはつながりません。
ただ受賞者を表彰するだけでなく、受賞者発表時の演出やBGM、映像など、受賞者以外もワクワクするような表彰式にしましょう。
そして「来年は自分が表彰されたい」と思わせることが大切です。
参加者全員が楽しめる表彰式ができたら、表彰式の大成功といえるでしょう。
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公開日：2023.07.04
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まとめ
表彰式を準備する上でのポイントを紹介しました。
表彰式を成功させるためには、準備がとても大切です。どんな規模の表彰式であっても準備不足では、表彰される側にとっても参加者にとっても士気が薄れてしまい退屈な表彰式となってしまいます。
これから社内で表彰式を行う予定の企業の方は、十分な準備期間を設け、ここで紹介したポイントを参考に準備を進めてみてください。
表彰式を成功させて、社員のモチベーションアップを図り、業務の生産性を向上させましょう。