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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
社内イベントにおける定例行事でもある社員総会。しかし、どんな内容の社員総会を開催するか悩んでいる企業の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、社員総会の企画を考えている方向けに、目的から企画準備、成功ポイントなどをご紹介。皆様の企画・運営に役立てば幸いです。
目次
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01
社員総会とは
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02
社員総会を開催する目的
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ー 企業理念や目標の共有
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ー モチベーションの向上
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ー コミュニケーションの活性化
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ー 服装などビジネスマナーを周知させる
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03
社員総会を企画しよう!
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ー 1.実行委員会を設置する
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ー 2.予算を設定する
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ー 3. プログラムを作成する
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ー 4. 会場の選出
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ー 5. 企画の考案・準備
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ー 6.社内に告知案内をする
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ー 7.当日の服装例を伝える
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04
社員総会の一般的な流れ
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ー 1.開会式
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ー 2.代表取締役・役員の挨拶
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ー 3.事業報告・計画・方針
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ー 4.新入社員・社員による所信表明
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ー 5.表彰式
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ー 6.閉会式
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ー 7.懇親会
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05
社員総会を成功させるポイント
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ー 1.ビジョンの共有
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ー 2.感謝の意を込める
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ー 3.社内全体で一体感のある内容にする
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ー 4.オンライン環境も整えておく
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ー 5.自社で難しければプロに依頼
社員総会とは
社員総会とは、年次ごと、または半期ごとに全社員を集め、会社の経営方針やビジョン、今後の戦略を共有する会です。
社員総会の内容は企業によって異なりますが、どんな社員総会にしても、社員が参加したことで仕事への意識が高まる内容にすることが大切です。
社員総会を開催する目的
社員総会を開催する目的は、以下の点が挙げられます。
●企業理念や目標の共有
●モチベーションの向上
●コミュニケーションの活性化
●服装などビジネスマナーを周知させる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
企業理念や目標の共有
社員総会を開催する大きな目的として、企業理念や目標を共有することが挙げられます。
日々の業務に追われて会社全体の企業理念をあまり意識していないという社員も多いでしょう。
そこで改めて、社員総会で企業理念を共有することで、普段の業務でも企業理念を意識するようになり、業務の生産性アップにつながります。
また社員総会では、これまでの業績を振り返って、今後の目標を共有することも多いです。会社全体で目標を共有することで、目標達成に向かって社員の団結力が生まれるでしょう。
モチベーションの向上
社員総会は、社員のモチベーション向上の目的もあります。前述した会社の経営理念や目標の共有のほか、社員総会で行う表彰式も、社員のモチベーションにつながるでしょう。
社員のモチベーションが上がることで業務の生産性が上がり、会社にとってもプラスになるはずです。
コミュニケーションの活性化
コミュニケーションの活性化も、社員総会の大きな目的の一つです。会社の規模が大きければ大きいほど、他部署の社員と関わる機会は減ってしまいます。
そこで社員総会を開催することで、他部署の社員とコミュニケーションを図るいい機会となり、会社全体のコミュニケーションが活性化されるのです。
服装などビジネスマナーを周知させる
社員総会は、服装などのビジネスマナーを周知させる目的もあります。
特に厳粛な社員総会の場合、身だしなみも整えて参加しなければなりません。
社会人として、どんな服装がふさわしいのか、ビジネスマナーを周知させるにはいい機会となるでしょう。
社員総会を企画しよう!
社員総会は、以下のような流れで企画を進めるのがおすすめです。
1.実行委員会を設置する
2.予算を設定する
3.プログラムを作成する
4.会場の選出
5.企画の考案・準備
6.社内に告知案内をする
7.当日の服装例を伝える
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1.実行委員会を設置する
まずは、実行委員会を設置しましょう。実行委員会は、社員総会の運営から、社員総会で行うプログラムやコンテンツを遂行していく委員会です。
実行委員会のメンバーは、いろいろな部署と関わりのある社員や、社歴が長く上層部との調整ができる社員がいると企画がスムーズに進みます。
また各部署から、新人、ベテラン、男女の比率が均等になるようにメンバー構成をしましょう。
2.予算を設定する
次に、社員総会の予算設定です。予算は、会社の規模や開催する会場、プログラムの内容によって異なります。
目安としては、社員1人あたり1万5,000円〜4万円ほどです。この目安を参考に、会社の規模、会場、プログラムとのバランスを見ながら予算を設定しましょう。
3. プログラムを作成する
予算が決まったら、プログラムを作成します。
具体的には、今期の業績発表、表彰式、懇親会のほか、会場を盛り上げる出し物などのエンタメコンテンツ、社員が上層部や社長に向けてプレゼンをするトッププレゼンテーションなどのプログラムを実施する企業が多いです。
参加する社員が「社員総会に参加してよかった」と思えるようなプログラムを作成しましょう。
4. 会場の選出
次に、会場を選出しましょう。社員総会において、会場選びは非常に大切です。
コスト、交通アクセスの良さ、会場の雰囲気などを見て、参加した社員の満足度が上がる会場を選びましょう。
また、懇親会などで食事をする場合、料理のクオリティも大切です。
人気のある会場はすぐに埋まってしまうので、社員総会の開催日と参加人数が決まり次第、すぐに予約することをおすすめします。
5. 企画の考案・準備
プログラムの中でも目玉となるエンタメコンテンツやトッププレゼンテーションなど、コンテンツ企画の考案と準備を進めましょう。
エンタメコンテンツの事例としては、参加者全員が参加できる会社にまつわるクイズ大会や、ダンス、バンド、寸劇などの出し物が挙げられます。
しかし、できそうなコンテンツが思いつかないという企業の方もいるでしょう。
そんなときは、イベント会社に依頼するのも一つの手です。
イベント会社なら、社員総会で盛り上がれるコンテンツを提案してくれるでしょう。
6.社内に告知案内をする
コンテンツ企画の準備が整ったら、いよいよ社内に社員総会の告知案内をします。
全社員にメールで案内文を送信するほか、会社のSNSがあればそこで告知するのもいいでしょう。
社員総会は基本的に全社員が対象ですが、都合が悪く参加できない社員がいることもあります。
そこで参加人数を把握するため、Googleフォームなどのアンケートフォームを利用して、出欠確認をしましょう。
7.当日の服装例を伝える
社員総会の案内時は、当日の服装例も伝えましょう。社員総会に適した服装は、社員総会のコンセプトや形式によって異なります。
ホテルやイベント会場など、社外の会場で行われる厳粛な社員総会の場合、フォーマルな服装が望ましいです。会場の雰囲気に合わせて、華やかな雰囲気にしてもいいでしょう。
社員総会でスポーツ大会を行う企業や、キャンプ、旅行などのレジャー形式で社員総会を行う企業もあります。この場合は、動きやすい服装が望ましいです。
社員総会の一般的な流れ
社員総会は、一般的に以下のような流れで行われることが多いです。
1.開会式
2.代表取締役・役員の挨拶
3.事業報告・計画・方針
4.新入社員・社員による所信表明
5.表彰式
6.閉会式
7.懇親会
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1.開会式
まず初めに、開会式が行われます。司会進行を務める方の紹介や、社員総会を円滑に進めるための注意事項の説明などをしましょう。
また、より参加者が社員総会に興味を持てるよう、開会式で映像コンテンツを活用するのもおすすめです。
社員総会のオープニングムービーのような映像を流し、さらに照明も使って演出をすれば、参加している社員も「どんな社員総会が始まるんだろう」とワクワクするでしょう。
2.代表取締役・役員の挨拶
次に、企業の代表取締役や役員の挨拶です。会社の規模が大きければ大きいほど、代表取締役や役員と社員の関わりが少なくなります。
そのため社員総会では、代表取締役や役員の思いを伝える絶好のチャンスなのです。ただし、あまりにも挨拶が長くなってしまうと聞き手である参加者の負担になるため、5分以内で手短に済ませましょう。
3.事業報告・計画・方針
次に、事業報告や今後の計画、方針を話す場を設けます。参加者全員で今期の事業の振り返りをし、事業報告をもとに、今後の計画や方針を参加者全員で共有しましょう。
社員総会での事業報告・計画・方針は、普段一緒に仕事をしている同僚や上司とだけでなく、代表取締役や役員といった経営陣とも共有ができます。そのため、より仕事への意識が高まるでしょう。
4.新入社員・社員による所信表明
新入社員や社員による所信表明も、社員総会でよく行われます。新入社員・社員の中から代表者を数名選出し、参加者の前に立って仕事に対する所信表明をするのです。
新入社員・社員による所信表明は、本人にとっても仕事に対するモチベーションが上がり、ますます身を引き締めて普段の業務に臨めるでしょう。
そのほかの社員も、所信表明を聞いて、「自分も一緒に頑張ろう」という気持ちになれます。
5.表彰式
表彰式では、今期にいい成績を修めた社員や、皆の模範となった社員を表彰します。受賞者本人は、ほかの社員の前で表彰されることで自分に自信が持てるため、今後ますます仕事に一生懸命取り組めるでしょう。
受賞者以外の参加者にとってもいい刺激となり、「来年は自分も表彰されるような社員になろう」と目標を持てます。
6.閉会式
閉会式は、社員総会を振り返り、無事に終えられたことの感謝を参加者に伝えましょう。そして、今後さらに業績を伸ばせるよう、全社員で一丸となって取り組もうという意思を伝えてください。
社員総会後に懇親会を行う場合は、懇親会までの流れも説明しましょう。
7.懇親会
社員総会後の懇親会は、他部署や上層部など、普段話せない社員や役員と話すいい機会です。美味しい料理を食べながら、親睦を深めましょう。
また、より盛り上げるために普段の仕事の様子や会社の雰囲気をまとめた映像コンテンツを流すのもおすすめです。
社員総会を成功させるポイント
半期ごと、もしくは1年に一度開催する社員総会。絶対に成功させたいですよね。
社員総会を成功させるポイントは、以下の5点です。
1.ビジョンの共有
2.感謝の意を込める
3.社内全体で一体感のある内容にする
4.オンライン環境も整えておく
5.自社で難しければプロに依頼
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1.ビジョンの共有
社員総会を成功させて、会社としてさらにパワーアップするために、ビジョンの共有は必須です。より社員がビジョンを意識できるよう、会社のビジョンに沿った業務を遂行できた社員を表彰するのもいいでしょう。
2.感謝の意を込める
企業は、毎日業務をこなしている社員なしで成長はできません。そのため社員総会では、社員に対する感謝を必ず伝えましょう。
表彰式で受賞した社員だけでなく、全社員に向けた感謝を伝えてください。社員は、企業から感謝を伝えられることで、今後ますます真摯に仕事に取り組めるでしょう。
3.社内全体で一体感のある内容にする
社員総会を成功させるためには、社内全体で一体感を高めるようなのある内容にしましょう。一部の部署だけが盛り上がるような内容ではなく、全社員で盛り上がれる内容を意識してください。
特にエンタメコンテンツは、全社員が参加したり楽しんだりできるものを考えましょう。
4.オンライン環境も整えておく
最近は、社員総会をオンラインで行う企業も増えています。会場で行う社員総会を、出席できない社員に対して配信するケースも多いです。
そこで、オンラインでもきちんと社員総会に参加できるように、オンライン環境を整えておきましょう。
具体的には、オンライン参加する社員の通信環境や通信デバイスの確認をしてください。
通信環境が整っていなかったり、スマートフォンしか持っていなかったりする場合は、WiFi機器や通信デバイスを貸与するなど、社員総会にオンライン参加できる環境を整えてあげましょう。
5.自社で難しければプロに依頼
社員総会を成功させるためには、参加者が楽しめるプログラムにしなければなりません。しかし、自社で企画、運営をするのがなかなか難しいという企業もあるでしょう。
そんなときは、イベント会社などのプロに依頼することをおすすめします。
イベント会社なら、社員総会の目的に沿った社員総会のプログラム、コンテンツを提案してくれて、社員総会を成功へと導いてくれるでしょう。
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公開日:2023.07.04
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まとめ
社員総会の目的や開催方法を解説しました。社員総会は、企業として社員一丸となって業績アップをしていくための、大切な会社行事です。
社員総会を成功させれば、社員の仕事に対するモチベーションがアップし、業務の生産性も上がるでしょう。
これから社員総会の開催を検討している企業の方は、今回ご紹介したポイントを参考に社員総会を企画してみてください。もし自社では難しいと感じたら、イベント会社などのプロに依頼をして、社員総会を成功させましょう。